企业会议能够帮助员工贯彻企业决议、制订工作计划、督导项目执行、反馈组织意见，是企业沟通协作的重要平台。如今会议预约系统成为新兴办公重要应用平台，依靠人工手工方法预订会议的方式已经过时。这不仅日程安排还容易出现错漏，导致业务会议最终被重新安排或取消，通过会议预约系统可以方便与人员沟通，提高工作效率，更好地组织会议，也可以更全面地掌握会议的情况。

　　客户需求

　　经常出现抢占会议室的情况，寻找可用的会议室太费时间;

　　缺少有效的会议室预约管理机制，预约流程繁琐影响会议效率;

　　传统会议室门牌需手动切换使用状态，便捷性低、实用性差。

　　会议室在工作中的功能并不只是开会，还包括了访客接待、招聘面试、学习培训等，甚至还可能是视频会议、推广直播的主要场所。会议预约系统利用网络对用户展开一系列的辅助，其中涉及的领域比较广泛，比如会议室使用情况，时间安排，人员安排，设备安排以及会议显示，以及各种信息收集与分析减少工作中的管理杂乱情况等等。

　　快速预约会议室

　　会议室预约系统用户端提供多条件筛选，员工可根据自己的需求选择地点、容纳人数、配套设施、占用情况等条件，快速筛选合适的会议室进行预约。

　　及时的会议通知

　　支持自动发送会议通知至用户邮箱或企业微信，帮助与会人员及时掌握会议信息变化。通知内容包括：预约成功、预约撤销、会前提醒、签到提醒、会议室释放、会议即将结束等，用户可灵活选择。

　　避免会议室资源浪费

　　管理员可设置5-15分钟内，预约的会议室未被签到自动释放。到达预约结束时间，如果没有延长会议，会议室也将自动释放。

　　了解会议室使用情况

　　会议室报表包含会议总次数、总时长、自动释放总时长、利用率、峰值等多维度数据，能够显示一段时间内会议室的使用情况及变化趋势，帮助企业分析会室使利用率与预约习惯。

　　智慧电子屏幕

　　智慧电子屏幕（会议门牌一体机）不同颜色对应会议室的不同状态，与会议室预约系统绑定后，屏幕可根据会议情况自动切换颜色和状态，员工无需走进查看，就能得知会议室使用情况。除此之外，屏幕还可以自定义背景图，显示会议主题、容纳人数、会议室设备、会议日程等信息，员工也可以在现场立即预约空闲的会议室。

　　作为新型技术下的产物，会议预约系统大大简化了会议及活动预定流程，显著的提高了工作效率。全可视化操作界面，无需专业人员，降低使用门槛，提供终身的软件升级服务和技术支持服务。想了解更多会议预约系统功能作用，可以咨询朗歌商显，为你提供会议预约管理解决方案。